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技术文档也有语音语调?

独品o范生活 独品o范er
2024-09-09

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记得上学时在语文课上,有个男生朗读朱自清的《背影》,抑扬顿挫、情感充沛。现在都能记得朱自清笔下的父亲是如何穿过铁道,如何爬上月台买橘子的。
朗读者正是通过正确掌握语音和语调给了文章第二次生命。
技术文档也是可以拥有语音和语调的。是否抑扬顿挫、引人入胜,这完全取决于技术作家如何进行写作。







语音


01




语音好比是人的个性,比如,“麻利开朗”。个性不会随着时间流逝而发生很大变化。

在技术文档中,语音决定了文档基调。基调一旦定下来,是通篇不变的。所以,在文档一开始就要把握好文档基调。


1. 麻利:简洁清晰、不啰嗦

在《大话西游》里,孙悟空和唐僧抢月光宝盒时,唐僧说:“你想要呀?你想要和我说清楚就好了,你想要的话我会给你,你不想要我当然不会给你,不可能你说要我不给你,你说不要我却偏要给你。”


本来只想表达一个意思“想要就直说,说了就给”,唐僧却啰嗦了一大堆,最后引发了孙悟空的勃然大怒。


我们使用文字塑造产品乃至公司的形象,要切忌啰嗦。


2. 开朗:大方、有交谈 

以前有个朋友,说话特别文绉绉。一个简单的事情都要弄出一大堆典故,还故意挑词捻句,故作高深。很多朋友都觉得难以交流,慢慢离他远去。


语言运用是要区分场景的。什么时候用书面语,什么时候用口语,需要区分开。总之一个原则,听众(读者)怎么听舒服,我们就怎么说(写)。否则,展示出来的语言就不接地气,疏远了目标对象。

 

技术文档虽然使用的是书面语言,但为了加强和用户之间的交流,我们要尽量增强语言的交谈性。

 

用户阅读我们的文档,其实是一场无声交谈。增加文字的交谈性,可以让文档看起来更加轻松,以达到和用户强互动的效果。


比如,在英文技术文档中:
  • 使用第二人称 You,感觉就像和用户在直接交流。

    You can use this feature to…

    Your connection has expired.

  • 少用全大写。全大写让用户感觉不够自在和友好。

  • 有些口语化的内容,还可以使用缩写,拉近和用户的距离。

    We'll call you within 24 hours.

    We're sorry. Your connection was timed out.

对于关键的警告信息,一定要用祈使句,直接告诉读者。否则读者可能错失了这个内容。

我们来比较一下两个例子:

  • 系统如果在运行期间关机,可能会丢失数据。

  • 请勿在系统运行期间关机,否则可能造成数据丢失。


第一个例子的问题在于,没有直接与用户交谈,而是使用了第三人称的口吻。并且不是以用户操作为出发点,而是以“系统”为中心,这在技术文档中是不可取的。

修改成第二种就清晰明了很多。

02


语调





语调好比是人的心情,它会随着场景不同而起伏变化。
技术文档中,也有不同的场景,比如正常操作、系统错误,用户操作失误场景等等。不同场景下,我们的语调也应随之变化,让用户感到舒服和亲切。


1. 随场景不同而变化
 
比如:

Oops! Your connection was timed out for projection. We're sorry.

Oops给这条错误消息赋予了生命力,读起来更加亲切,让用户遇错时也不会感到很崩溃。
 
但是,这个亲切的度要把握好。比如,用户在操作遇到严重错误时,可能会十分恼火,如果显示的错误消息为了亲切而过于幽默,则有可能火上浇油。
 
2. 不受自身情绪影响
 
大家都知道,我们在心情好和心情差的时候,说话语调会差别很大。

写文档的过程中,可千万不能带入自己的情绪。无论我们写作的当下是哪一种表情包,都要让用户露出“开心”的表情包。即我们要保持友好的语调,避免惹毛读者。


比如下面两种说话方式:
  • 去把厨房垃圾倒了!

  • 麻烦你帮忙倒一下厨房垃圾。


第一句读完是不是有一种“妈妈指挥孩子干活”的感觉,说话者和听话者地位不对等,类似于上级发号施令。

第二句则亲切客气多了,我们从文字也能看出来,说话者是在一个平等的位置上讲话,而不是颐指气使。

   

小伙伴们,技术文档也有语音语调,现在你Get了吗?




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